Datenerfassung - Verarbeitung Guddzje e.V.
Bestandaufnahme: Auflistung Datenerfassung und -Verarbeitung im VereinVerein: Guddzje e.V.
Stand: 09.05.2018
| Bezug | Personenbezogene Daten | Zweck | Wie werden die Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet | Rechtsgrundlage | Datenweitergabe an (warum) | Dauer der Speicherung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Vereinsmitglieder | Name, Vorname, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort ggf. Geburtsdatum (nur Vorstandsmitglieder) | Verwaltung der Mitgliedschaft, satzungsgemäße Zwecke | Mitgliederverzeichnis durch persönliche Eintragung in Anwesenheitsliste, Speicherung auf Speichermedien und Computern des Vereins und auf dem Online Speicher der 1und1 Internet SE | aufgrund vereinsrechtlichen Vorschriften | bei relevanten vereinsrechtlichen Angelegenheiten wie Änderung Vereinsregister (weitergabe an Notariat, Amtsgericht, Finanzbehörden | Bis Ende der Mitgliedschaft, danach im Rahmen der gesetzlichen und vereinsrechtlichen Aufbewahrungsfristen |
| Vereinsmitglieder, Redatkionsmitglieder | E-Mail Adresse | Interne Kommunikation, zum Teil auch über Verteiler | persönliche Nennung, Speicherung Online bei 1und1 zur Verwaltung der Verteiler), Einrichtung persönlicher | über Einverständniserklärung | an Internetprovider durch Eintragung | Bis auf Widerruf, Ende der Mitgliedschaft |
| Redatkionsmitglieder | Name, Vorname | Benennung im Impressum der Zeitung, ggf. auch Pseudonum | Anwesenheit bei den Redaktionssitzungen, Nennung im Protokoll, in Printmedium Guddzje, ggf. Nennung auf der Internetseite | über Einverständniserklärung | an Hoster, Veröffentlichung Printmedium sowie Internetseite | bis auf Widerruf, Ende der Mitarbeit |
| Straßenverkäufer, Redatkionsmitarbeiter | Geburtsdatum | Zurordnung der Personalien der Straßenverkäufer | Über Selbstverpflichtungserklärung | über Einverständniserklärung | ggf. Internet-Provider/Cloud zur Speicherung der Daten | bis auf Widerruf, Ende der Mitarbeit |
| Straßenverköufer, Mitarbeiter Redaktion | Passfoto | Erstellung und Speicherung eines Verkäufer-/Redaktions- oder Mitarbeiterausweises | Aufnahme nach Einverständnis, Weitergabe per Mail an 1.Vorsitzenden, Verarbeitung durch 1. Vorsitzenden (Erstellung, Speicherung des Verkäuferausweises auf Cloud | über Einverständniserklärung | interne Weitergabe per Mail zwischen 1. und 2. Vorsitzende oder dritte (wie z.B: Wärmestube) zur Erstellung eines Ausweises | bis auf Widerruf, Ende der Mitarbeit |
| Straßenverkäufer | Verkäuferausweis, Name, vorname, Geburtsdatum, wenn gewünscht Adresse, Telefonnummer, Passfoto, Mailadresse | Erstellung und Speicherung eines Verkäuferausweises | über Selbstverpflichtungserklärung, schriftliches Einverständnis | über Einverständniserklärung | Erhebung zur Verarbeitung vereinsinterner Verkäuferausweise | bis auf Widerruf, Ende der Mitarbeit |
| Straßenverkäufer | Name, Vorname, Anzahl der angekauften Zeitungen | Abrechnung | auf Ausgabelisten durch beauftragte Personen | über Einverständniserklärung | Intern zu Abrechnungszwecken | Vernichtung der Listen nach Abrechnung der jeweiligen Ausgabe, spätestens 12 Monate nach Erscheinen der jeweiligen Ausgabe |
| Werbepartner | Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer, EMailadresse | Erstellung, Verarbeitung und Speicherung der Daten zu Kommunikations und Abrechnungszwecken | durch Einverstöndniserklärung, persönliche, telefonische oder per Mail übermittelte Daten | über Einverständniserklärung | Intern zu Abrechnungszwecken sowie nach Aufforderung Weitergabe an Fnanzamt | nach gesetzlichen Vorschriften |
| Werbepartner | Kontodaten | Bezahlvorgang | über Kreditinstitut durch Bezahlvorgang des Werbepartners | über Einverständniserklärung | intern zu Abrechnungszwecken | nach gesetzlichen Vorschriften |
| Spender | Name, Bankverbindung, Höhe der Spende, bei Spenden über 200€ auch Adresse | Zahlungsvorgang, Erstellung Spendenquittun (bei Spenden über 200€) | über Kreditinstitut durch Überweisung des Spenders | über Einverständniserklärung | intern zu Abrechnungszwecken, weitergabe an Finanzbehörden wenn erforderlich | nach gesetzlichen Vorschriften |
| Bildmaterial, Recht am eigenen Bild | Film- und Fotoaufnahmen | redatkionelle Inhalte, Veröffentlichung über Printmedium, Veröffentlichung in Medien | digitale Aufnahmen | über Einverständniserklärung | intern sowie extern zur Erstellung einer Zeitung/Beitrag sowie Weitergabe an involvierte Unternehmen wie Drucker (derzeit Alisch Druck, Saarbrücken) und gg. Involvierte Medien wie TV, Hörfunk, Facebook, social Media | nach gesetzlichen Vorschriften |